Privacy Terms and Conditions

Gamuda Berhad, Gamuda Group of Companies and Gamuda Group of Companies’ associates, jointly controlled entities, affiliates and any company to whom you are/will be seconded/transferred to ("Group") respects the privacy of individuals with regard to personal data. This personal data and privacy policy is formulated in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 ("Act"). For the purpose of this personal data and privacy policy, "Personal Data" shall have the meaning as ascribed to it in the Act. For the purposes of this Privacy Notice, “we” shall refer to any of the companies within the Group.

A. INFORMATION COLLECTED

1. The Personal Data about you which we may collect includes:-
   1. information collected when you fill in or update your information with us, which may include personal data such as your photograph, name and contact details;
   2. the contents of all documents submitted to us; and
   3. any messages or comments you submit to us in whatever manner, which may include personal data such as name, email address and telephone number.

B. PURPOSE OF COLLECTION OF PERSONAL DATA

1. By providing any of your Personal Data to the Group, you hereby agree that the Group shall collect, retain and use the Personal Data for the following purposes:
   1. providing you with services or benefits under any of the Group's business; and/or
   2. processing your application under any of the Group's programme; and/or
   3. where relevant, marketing of goods and services and sending any updates, new products, special offers, advertising and/or promotional material to you; and/or
   4. conducting research on planning, product, goods, services, security and testing; and/or
   5. carrying out matching procedure in accordance with the law; and/or
   6. performing statistical analysis for various objectives in the Group and providing this information within the Group; and/or
   7. where you have provided your resume, considering you for any jobs that may arise in the Group; and/or
   8. purposes connected with the operation, administration, development or enhancement of the Group’s business including for the purpose of which is relevant to support and/or or assist in any of the Group’s businesses (for example, providing information on you and on your working experience to fulfil information as required for the submission of tenders for projects or for fulfilling regulatory requirements); and/or
   9. where required by law, where the Group consider that such use or disclosure is necessary to respond to any claims or legal process, or where the Group suspects that fraud or unlawful activity has been, is being or may be engaged in; and/or
   10. where a third party acquires or wishes to acquire, or makes inquiries in relation to acquiring, an interest in any company within the Group; and/or
   11. where a third party requires in order for such third party to perform functions or services as required by the Group (for example, to insurance companies who are arranging for the Group’s term life policy and to banks who are arranging for salary remittances (for employees) and to bank for scholarship disbursements and living expenses payments (for scholars)); and/or
   12. where a third party requires in order for such third party to perform functions or obligations as required under the laws, rules, regulations, by laws and/or guidelines (whether or not having the force of law) or as required by any governmental and/or non governmental authorities, agencies or departments (for example, to external auditors who are auditing the Group’s human resource and learning centre’s processes); and/or
   13. if you are applying for a scholarship, in addition to the purposes set out here, for evaluating and assessing your eligibility for scholarships as may be provided by the Group and if you are successful, for the subsequent preparation and execution of the relevant agreements and documents and administration of the scholarships;
   14. if you are applying as a trainer or has been appointed as trainer, in addition to the purposes set out here, for evaluating and assessing your suitability and if you are successful, for the subsequent preparation and execution of the relevant agreements and documents and administration of your appointment as a trainer; and
   15. making such disclosures as may be required for any of the above purposes or by law.

C. USE AND DISCLOSURE

1. You further agree that the Group may disclose and transfer (whether in Malaysia or abroad) amongst any company within the Group and/or to third parties including but not limited to educational institutions and external assessors of the scholarships or to any company to whom you are/will be to be seconded/transferred to, the Group's agents, consultants, solicitors, auditors, employers, contractors, suppliers, partners, advertisers, network operators, associated companies, any relevant authorities, embassies, statutory bodies, regulatory bodies, organisations or any relevant financial institutions, any other persons under a duty of confidentiality to the Group or any company within the Group, any referee whose details are provided by you, any of the company’s within the Group actual or proposed assignees or transferees of any of rights of the company's within the Group with respect to you, service providers, for the Group’s operational, administration and development requirements and to organizations who provide archival, auditing, professional advisory, debt collection, insurance, banking, marketing, advertising, mailhouse, delivery, recruitment, call centre, technology, research, utility and security services to use, disclose, hold, process, retain or transfer such Personal Data for the purposes of (B) above for and on behalf of Group.
2. The Group uses and discloses aggregated non-personally identifying information collected by us as part of the Group’s process of constantly improving our business and/or the Group’s business.

D. IMPACT OF NON PROVISION OF PERSONAL DATA

1. Please note that in the event that sufficient Personal Data is not supplied, or is not satisfactory to the Group then your application or request to Group for any of the above purposes as set out in (B) above may not be accepted or acted upon or the Group will not be able to provide the full range of benefits and/or services.

E. STORAGE AND RETENTION OF THE PERSONAL DATA

1. Your Personal Data shall be stored either in hard copies in the Group’s offices or stored in servers located in or outside Malaysia and operated by the Group or its service providers in or outside Malaysia.
2. Any Personal Data supplied by you will be retained by the Group as long as necessary for the fulfilment of the purposes stated in (B) above or is required to satisfy legal regulatory, accounting requirements or to protect the Group's interests.
3. The Group does not offer any online facilities for you to delete your Personal Data held by the Group.

F. JOB APPLICANTS

1. Personal Data provided in connection with an application for employment will be used to determine your suitability for a position with the Group and, if applicable, your terms of employment or engagement.
2. You hereby confirm that you have duly obtained the consent of your referee(s) for the use and disclosure of your referee(s)’ Personal Data to the Group and that the Group may use your referee(s)’ Personal Data in accordance with this Privacy Notice.
3. Your Personal Data may also be used to monitor the Group’s recruitment initiatives and equal opportunities policies.
4. Your Personal Data may be disclosed to third parties to verify or obtain additional information including education institutions, current/previous employers and credit reference agencies. Credit reference agencies record these searches and you can contact us to find out which agencies we used.
5. Unsuccessful applications may be retained to match your skills to future job opportunities.

G. CONFIDENTIALITY

1. Personal Data held by the Group will be kept confidential in accordance with this Privacy Notice pursuant to any applicable law that may from time to time be in force.
2. Any questions, comments, suggestions or information other than Personal Data submitted to us in whatever manner will be deemed voluntarily provided to the Group on a non-confidential and non-proprietary basis.
3. The Group reserves the right to use, reproduce, disclose, transmit, publish, broadcast and/or post elsewhere such information freely as set out in (C) above.

H. SAFETY OF PERSONAL DATA

1. The Group uses a number of mechanisms to protect the security and integrity of your Personal Data.

I. TRANSFER OF PERSONAL DATA

1. Due to the global nature of the Group’s business, the Group may transfer your Personal Data to the other members of the Group (which may be located in other countries) or to any parties located in other countries (including countries that have a different data protection regime than is found in the country where you are based). Any Personal Data transferred shall be used for the purposes as set out in (B) above and disclosed to parties stated in (C) above.

J. RIGHT OF ACCESS TO PERSONAL DATA

1. Under the Act, you have the right of access to your Personal Data held by Group on payment of a prescribed fee and to request correction of the Personal Data that is inaccurate, incomplete, misleading or not up-to-date.
2. If you have any questions regarding this Privacy Notice or if you wish to request access to your Personal Data or if you wish to correct your Personal Data or if you wish to withdraw your consent to the Group for the processing of your Personal Data for the purposes as set out in (B) above or for the transfer of your Personal Data to the parties stated in (C) above, you may send your request in writing at the following address:
   
   Gamuda Bhd and/or the Group
   

   address	:	Menara Gamuda, Block D, PJ Trade Centre, Jalan PJU 8/8A, Bandar Damansara Perdana, 47820 Petaling Jaya, Selangor
   Person in charge	:	Head of HR
   Email	:	pdpa.HR@gamuda.com.my

3. The Group reserves the right to charge you a reasonable fee for the processing of any data access request.

K. CHANGES TO PRIVACY NOTICE

1. The Group reserves the right to amend this Privacy Notice from time to time without prior notice. The Group advises that you check this Privacy Notice on a regular basis.

---

Gamuda Berhad, Kumpulan Syarikat Gamuda Syarikat dan Kumpulan Syarikat Gamuda bersekutu, entiti yang dikawal bersama, gabungan dan mana-mana syarikat dimana anda telah/akan ditukarkan sementara (“seconded”) /dipindahkan ("Kumpulan") menghormati privasi individu berkenaan data peribadi. Data peribadi ini dan polisi privasi dirumuskan menurut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("Akta"). Untuk tujuan data peribadi dan polisi privasi ini, "Data Peribadi" hendaklah mempunyai erti yang dianggap kepadanya dalam Akta. Untuk tujuan Notis ini, terma “kami” akan merujuk kepada mana-mana syarikat dalam Kumpulan.

A. MAKLUMAT YANG DIKUMPULKAN

1. Data Peribadi mengenai anda yang dikumpul oleh kami termasuk:-
   1. maklumat yang dikumpul apabila anda mendaftar atau mengemaskini apa-apa maklumat dengan kami, yang mungkin termasuk data peribadi seperti gambar, nama dan butir-butir hubungan anda;
   2. maklumat yang dikemukakan kepada kami dalam apa jua dokumen; dan
   3. apa-apa mesej atau komen yang anda serahkan kepada kami, yang mungkin termasuk data peribadi seperti nama, alamat e-mel dan nombor telefon.

B. TUJUAN MENGUMPUL DATA PERIBADI

1. Dengan memberikan apa-apa Data Peribadi anda kepada Kumpulan, anda dengan ini bersetuju bahawa Kumpulan akan mengumpul, menyimpan dan menggunakan Data Peribadi bagi tujuan-tujuan berikut:
   1. memberikan anda dengan perkhidmatan atau manfaat di bawah mana-mana perniagaan Kumpulan; dan/atau
   2. pemprosesan permohonan anda di bawah mana-mana program Kumpulan; dan/atau
   3. jika berkenaan, pemasaran barangan dan perkhidmatan dan menghantar pengemaskinian, produk baru, tawaran khas, manamana pengiklanan dan/atau bahan promosi kepada anda; dan/atau
   4. menjalankan penyelidikan mengenai perancangan, produk, barangan, perkhidmatan, keselamatan dan ujian; dan/atau
   5. menjalankan prosedur sepadan menurut undang-undang; dan/atau
   6. melaksanakan statistik analisa untuk pelbagai objektif di dalam Kumpulan dan memberikan maklumat ini kepada Kumpulan; dan/atau
   7. di mana anda telah memberikan resume anda, mempertimbangkan anda untuk apa-apa kerja yang mungkin wujud dalam Kumpulan; dan / atau
   8. tujuan yang berkaitan dengan operasi, pentadbiran, pembangunan, atau penambahan perniagaan Kumpulan serta untuk tujuan yang berkenaan untuk menyokong dan/atau membantu mana-mana perniagaan Kumpulan (sebagai contoh, memberikan maklumat mengenai pengalaman pekerjaan anda yang diperlukan untuk pengajuan tender untuk projek atau untuk memenuhi mana-mana keperluan undang-undang); dan/atau
   9. setakat mana dikehendaki oleh undang-undang, di mana Kumpulan menganggap bahawa penggunaan atau pendedahan sedemikian adalah perlu untuk bertindak balas terhadap apa-apa tuntutan atau proses undang-undang, atau di mana Kumpulan mengesyaki telah, sedang atau mungkin akan terlibat dalam penipuan atau aktiviti yang menyalahi undang-undang; dan/atau
   10. di mana pihak ketiga memperolehi atau ingin memperolehi, atau membuat pertanyaan berkaitan dengan memperolehi, suatu kepentingan dalam mana-mana syarikat dalam Kumpulan; dan/atau
   11. di mana pihak ketiga memerlukannya untuk pihak ketiga tersebut menjalankan fungsi atau perkhidmatan yang diminta oleh Kumpulan (sebagai contoh, kepada syarikat insurans yang mengaturkan polisi nyawa untuk pekerja Kumpulan dan kepada bank yang mengaturkan bayaran gaji untuk pekerja Kumpulan (untuk pekerja) dan kepada bank yang mengaturkan bayaran biasiswa and “living expenses” (untuk pemegang biasiswa); dan/atau
   12. di mana pihak ketiga memerlukannya untuk pihak ketiga tersebut menjalankan fungsinya atau obligasinya sepertimana yang diperuntukkan dibawah undang-undang, peraturan, undang-undang kecil dan/atau panduan (sama ada mempunyai kuasa undangundang atau sebaliknya) atau sepertimana yang diperlukan oleh kerajaan atau badan bukan kerajaan, agensi atau jabatan (sebagai contoh, pengaudit yang sedang mengauditkan bahagian sumber manusia/bahagian latihan/pendidikan); dan/atau
   13. jika anda memohon untuk biasiswa, selain daripada tujuan seperti yang dinyatakan disini, untuk mempertimbangkan dan menilaikan kelayakan anda untuk biasiswa yang mungkin diberikan oleh Kumpulan dan jikalau anda berjaya, untuk penyediaan dan tandatangan perjanjian dan dokumen yang relevan serta pentadbiran biasiswa;
   14. jika anda memohon sebagai seorang pelatih atau dilantik sebagai seorang pelatih, selain daripada tujuan seperti yang dinyatakan disini, untuk mempertimbangkan dan menilaikan kelayakan anda dan jikalau anda berjaya, untuk penyediaan dan tandatangan perjanjian dan dokumen yang relevan serta pentadbiran pelantikan anda sebagai pelatih; dan
   15. membuat pendedahan sedemikian sebagaimana yang dikehendaki bagi mana-mana tujuan di atas atau melalui undang-undang.

C. PENGGUNAAN DAN PENDEDAHAN

1. Anda selanjutnya bersetuju bahawa Kumpulan boleh mendedahkan dan memindahkan (sama ada di Malaysia atau luar negara) di antara manamana syarikat dalam Kumpulan dan/atau kepada pihak ketiga termasuk tetapi tidak terhad kepada institusi pendidikan dan penilai luaran (“external”) untuk biasiswa atau kepada mana-mana syarikat dimana anda telah/akan ditukarkan sementara (“seconded”) /dipindahkan, ejen, konsultan, peguam, pengaudit, majikan, kontraktor, pembekal, rakan kongsi, pengiklan, pengendali rangkaian, syarikat-syarikat bersekutu Kumpulan, mana-mana pihak authoriti, kedutaan, badan statutori, badan regulatori, mana-mana organisasi, mana-mana institusi kewangan berkenaan, seseorang yang lain dibawah tugas kerahsiaan terhadap Kumpulan atau mana-mana syarikat di dalam Kumpulan, mana-mana referi yang butir-butirnya diberikan oleh anda, mana-mana syarikat di dalam Kumpulan yang pemegang serah hak atau penerima pindahan sebenar atau yang dicadangkan bagi apa-apa hak syarikat dalam Kumpulan berkenaan anda, pembekal perkhidmatan, untuk keperluan operasi, pentadbiran pembangunan Kumpulan dan organisasi yang membekalkan perkhidmatan arkib, pengauditan, nasihat profesional, pungutan hutang, insurans, perbankan, pemasaran, pengiklanan, mailhouse, penghantaran, perekrutan, pusat panggilan, teknologi, penyelidikan, utiliti dan keselamatan untuk menggunakan, mendedahkan, memegang, memproses, menyimpan atau memindahkan Data Peribadi itu bagi tujuan (B) di atas untuk dan bagi pihak Kumpulan .
2. Kumpulan menggunakan dan mendedahkan maklumat yang dikenalpasti bukan secara peribadi yang dikumpul oleh kami sebagai sebahagian daripada proses Kumpulan sentiasa memperbaiki perniagaan kami dan/atau perniagaan Kumpulan.

D. KESAN KETIADAAN PERUNTUKAN DATA PERIBADI

1. Sila ambil perhatian bahawa sekiranya Data Peribadi yang mencukupi tidak dibekalkan, atau tidak memuaskan kepada Kumpulan maka permohonan atau permintaan anda kepada Kumpulan bagi apa-apa tujuan di atas seperti yang dinyatakan dalam (B) di atas mungkin tidak boleh diterima atau bertindak keatasnya atau Kumpulan tidak akan dapat memberikan pelbagai jenis manfaat dan/atau perkhidmatan.

E. PENYIMPANAN DAN PENGEKALAN DATA PERIBADI

1. Data Peribadi anda hendaklah disimpan sama ada dalam salinan cetak di pejabat Kumpulan atau disimpan di dalam server yang terletak di dalam atau di luar Malaysia dan dikendalikan oleh Kumpulan atau pembekal perkhidmatan di dalam atau di luar Malaysia.
2. Sebarang Data Peribadi yang dibekalkan oleh anda akan disimpan oleh Kumpulan selama yang perlu bagi memenuhi tujuan yang dinyatakan dalam (B) di atas atau diperlukan untuk memenuhi keperluan regulatori di sisi undang-undang, keperluan perakaunan atau untuk melindungi kepentingan Kumpulan.
3. Kumpulan tidak menawarkan sebarang kemudahan dalam talian bagi anda untuk memadam Data Peribadi yang dipegang oleh Kumpulan.

F. PEMOHON-PEMOHON PEKERJAAN

1. Data Peribadi yang diberikan berkaitan dengan permohonan untuk pekerjaan akan digunakan untuk menentukan kesesuaian anda bagi suatu jawatan dalam Kumpulan dan, sekiranya berkenaan, terma-terma pekerjaan atau pelantikan anda.
2. Anda mengesahkan bahawa anda telah mendapatkan persetujuan dari referee anda untuk penggunaan dan pendedahan Data Peribadi referee anda kepada Kumpulan dan Kumpulan berhak mengunakan Data Peribadi referee anda mengikut Notis Privasi ini.
3. Data Peribadi anda juga boleh digunakan untuk memantau inisiatif perekrutan Kumpulan dan dasar-dasar peluang yang sama.
4. Butir-butir Data Peribadi anda akan didedahkan kepada pihak ketiga untuk mengesahkan atau mendapat maklumat tambahan termasuk institusi pendidikan, majikan semasa/sebelumnya dan agensi rujukan kredit. Agensi rujukan kredit merekodkan carian tersebut dan anda boleh menghubungi kami untuk mengetahui agensi yang kami digunakan.
5. Permohonan tidak berjaya akan disimpan untuk peluang pekerjaan yang sepadan dengan kemahiran anda pada masa akan datang.

G. KERAHSIAAN

1. Data Peribadi yang dipegang oleh Kumpulan akan dirahsiakan menurut Notis Privasi ini selaras dengan mana-mana undang-undang terpakai yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa.
2. Sebarang pertanyaan, komen, cadangan atau maklumat selain daripada Data Peribadi yang dihantar atau diberikan kepada kami dengan apa jua carapun akan dianggap diberi kepada Kumpulan secara sukarela atas dasar tidak sulit dan tidak dimiliki.
3. Kumpulan berhak untuk menggunakan, mengeluarkan semula, mendedahkan, menghantar, menerbitkan, menyiarkan dan/atau mengepos tempat lain maklumat tersebut secara bebas seperti yang dinyatakan dalam (C) di atas.

H. KESELAMATAN DATA PERIBADI

1. Kumpulan menggunakan beberapa mekanisme untuk melindungi keselamatan dan integriti Data Peribadi anda.

I. PEMINDAHAN DATA PERIBADI

1. Disebabkan dasar globasasi perniagaan Kumpulan, Kumpulan mungkin memindahkan Data Peribadi anda kepada pihak-pihak lain dalam Kumpulan (yang mungkin berada di luar negara) atau kepada mana-mana pihak yang berada di luar negara (termasuk negara yang mempunyai regim perlindungan hak data peribadi yang berbeza daripada negara dimana anda berada). Apa-apa Data Peribadi yang dipindahkan akan digunakan bagi tujuan seperti yang dinyatakan dalam (B) di atas dan didedahkan kepada pihak-pihak yang dinyatakan dalam (C) di atas.

J. HAK AKSES KEPADA DATA PERIBADI

1. Di bawah Akta, anda mempunyai hak akses kepada Data Peribadi anda yang dipegang oleh Kumpulan atas pembayaran fi yang ditetapkan dan memohon pembetulan Data Peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak dikemaskinikan.
2. Jika anda mempunyai sebarang soalan mengenai Notis Privasi ini atau jika anda ingin memohon akses kepada Data Peribadi anda atau jika anda ingin membetulkan Data Peribadi anda atau jika anda ingin menarik balik persetuan anda kepada Kumpulan bagi pemprosesan Data Peribadi anda bagi tujuan seperti yang dinyatakan dalam (B) di atas atau untuk pemindahan Data Peribadi anda kepada pihak-pihak yang dinyatakan dalam (C) di atas, anda boleh menghantar permohonan anda secara bertulis ke alamat berikut:
   
   Gamuda Berhad dan/atau Kumpulan
   

   Alamat	:	Menara Gamuda, Block D, PJ Trade Centre, Jalan PJU 8/8A, Bandar Damansara Perdana, 47820 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan
   Wakil pengendalian	:	Ketua Jabatan Sumber Manusia
   Emel	:	pdpa.HR@gamuda.com.my

3. Kumpulan berhak untuk mengenakan fi yang munasabah untuk memproseskan mana-mana permohonan.

K. PENGUBAHAN KEPADA NOTIS PRIVASI

1. Kumpulan berhak untuk meminda Notis Privasi ini dari semasa ke semasa tanpa memberi notis terlebih dahulu. Kumpulan menasihatkan supaya anda menyemak Notis Privasi ini dengan tetap.